Hoe werk je veilig?

Videovergaderen is populair, videovergaderen is de toekomst. Sinds we massaal thuiswerken en we dus niet meer – of toch een pak minder – fysiek kunnen vergaderen, videovergaderen we meer dan ooit. Gewoon bellen of klassiek op zakenreis gaan? Dat is bijna voltooid verleden tijd … Videovergaderen bespaart niet alleen kosten, het is beter voor het milieu.

Daarom is videovergaderen een blijvertje. Helaas verliezen we gemiddeld 12 minuten – ofwel 4 keer zoveel tijd als je nodig hebt om een klein, zachtgekookt eitje te bereiden – bij de opstart van een online meeting. Hoe videovergader je efficiënter? Ontdek het hier. 

Kom op tijd.

Als organisator van de online meeting moet je de meeting tijdig openen. Want wachten in de online omgeving is enorm storend. Het verhoogt bovendien het stressniveau: is er iets mis met mijn internetverbinding of heb ik iets verkeerds gedaan? Met een HP-notebook met Windows 10 Pro ben je altijd klaar voor jouw online meeting.

Maar ook deelnemers zelf moeten op tijd inloggen. En daar kan jij als organisator mee voor zorgen door de link en/of inlogcode van de meeting bij de uitnodiging te voegen.

Zorg dat het onderwerp duidelijk is.

Net zoals bij een fysieke meeting is het belangrijk om duidelijk te maken waar de meeting over gaat. Schets dit dan ook kort in de uitnodiging. We raden je ook aan om een overzicht van de agendapunten toe te voegen. Op die manier hebben deelnemers meteen zicht op het verloop van de meeting. Moeten (bepaalde) deelnemers iets voorbereiden? Geef dit dan ook ineens mee én bespreek het met iedere deelnemer zelf. Op die manier is iedereen goed voorbereid en zal jouw meeting efficiënter verlopen.

Duid een gespreksleider aan.

Typisch bij een videovergadering: deelnemers reageren tegelijkertijd. Hierdoor ontstaat er verwarring en verlies je tijd. Hoe je dit kan vermijden? Duid een gespreksleider aan die aangeeft van wie er een antwoord verwacht wordt. Op die manier verloopt de online meeting meer gestructureerd. Voor alle duidelijkheid: de gesprekleider hoeft niet per definitie dezelfde persoon te zijn die de meeting organiseert.

Kies voor de juiste apparatuur.

Niets zo vervelend als achtergrondgeluiden die jouw online meeting verstoren. Dat is verleden tijd met de HP EliteBooks. Deze toestellen met Windows 10 Pro beschikken voor- en achteraan over een microfoon én maken gebruik van Artificiële Intelligentie om achtergrondgeluiden – bijvoorbeeld geblaf – te herkennen en te onderdrukken.

Op zoek naar nog meer tips? Ontdek ze hier.