Tot nog niet zolang geleden waren we met zijn allen wild van de open office, een kantoorruimte waar niemand nog een vaste stoel heeft. Wie ’s morgens als eerste binnenkomt, kan ook als eerste een plekje kiezen.

Organisaties schakelden over naar zulke flexdesks om ruimte en kosten te besparen. Waarom iedereen een eigen bureau als we toch nooit met z’n allen op hetzelfde moment op kantoor zijn? Er is altijd wel iemand naar een vergadering buitenshuis en we werken steeds meer een dag of twee per week van thuis uit.

Werken in zo een flexibele structuur zou de werknemers ook dichter bij elkaar brengen. Zo dacht men. Een vast bureau impliceert ook dat er steeds dezelfde collega’s in je directe omgeving zitten. Dag in dag uit, het hele jaar door. Dankzij flexdesks zouden de contacten tussen de medewerkers onderling een boost krijgen. De groepssfeer van de organisatie zou tot op een ongekend niveau stijgen. En waar een goede sfeer heerst, stromen de ideeën als een gouden rivier om uit te monden in een zee van nieuwe kansen.

Helaas, dat weten we nu, zo een vaart loopt het niet. De flexdesk bespaart ruimte en tijd: dat doel is zeker bereikt. De rijkere sociale interactie die een bron van inspiratie zou zijn, is grotendeels uitgebleven. Een kantoor kunnen we flexibel maken, de mensen niet. Veel werknemers blijven vasthouden aan een vaste plek. We zijn gewoontedieren. Subtiel een familiefoto ‘vergeten’ om zo een plek te claimen: het gebeurt. En wie toch dagelijks van plek wisselt, is daar niet altijd even gelukkig mee. In plaats van meer onderling overleg tussen mensen van verschillende teams, is er net minder contact. Mensen, zo blijkt, sluiten zich zelfs vaak letterlijk af van hun omgeving met een hoofdtelefoon. Omdat er te veel omgevingsgeluid is, omdat men zich ongestoord wil focussen op een bepaalde taak … Zo verschraalt de open space tot een verzameling van individuele kleine eilandjes.

De wetenschap heeft ons geleerd dat de flexdesk maar een deel van het antwoord is op de noden van de moderne werknemer. Die heeft een steeds complexere job, die steeds meer verschillende activiteiten bevat. Onderzoek en bevraging op de werkvloer zelf heeft uitgewezen dat we een omgeving nodig hebben die iedere specifieke taak het beste faciliteert. Dit leidde tot het concept van de Activity Based Workspace (ABW). Hierin worden een aantal zones gecreëerd die werknemers toelaten specifieke taken optimaal uit te voeren. Om de ABW te laten slagen moeten we ervoor zorgen dat niet alleen de werkplek een metamorfose ondergaat. Ook de werkcultuur en de technologie op de werkvloer moeten volgen. En omdat we gewoontedieren zijn, moeten we ervoor zorgen dat iedereen gemotiveerd is om er een succes van te maken.

HP tekende de nieuwe werkplek uit waar dit alles samengaat: The Office of the Future.

The Office of the Future bouwt voort op de trends en maatschappelijke ontwikkelingen.