Vous souvenez-vous du nombre de réunions virtuelles que vous avez eues en 2019 ? Et en 2020 ? En 2019, vous retrouviez-vous aussi virtuellement avec votre famille et vos amis, pour un apéro en ligne via Zoom par exemple ? Les réunions virtuelles ont le vent en poupe, y compris dans la sphère privée. Notre connectivité numérique est excellente. Mais comment gérer ce genre de réunion/rencontre virtuelle ?

Le virtuel, c’est différent !

On entend souvent dire qu’une réunion/rencontre virtuelle, c’est différent. Pourtant, cette façon de se rencontrer et de discuter continuera à gagner en popularité. Les avantages sont nombreux : la connexion peut être établie rapidement, cela coûte moins cher et nous nous déplaçons moins, ce qui a un effet positif sur l’environnement et notre bien-être.

Choisir la bonne technologie

Comme les réunions/rencontres virtuelles sont appelées à faire partie de nos habitudes, cette technologie devient… indispensable ! Heureusement, il existe un certain nombre de plateformes pour les réunions virtuelles. Zoom, Microsoft Teams, Webex, Skype, Google Meet/Hangouts, Jitsi… Alors posez-vous les bonnes questions et choisissez le bon outil :

  • Combien de participants dois-je inviter en moyenne ?
  • Ai-je besoin d’une fonction de chat pendant ma réunion/rencontre virtuelle ?
  • Est-ce que je veux partager des fichiers pendant ma réunion ?
  • Tous les participants suivent-ils virtuellement ou y a-t-il des collègues qui suivent physiquement la réunion ensemble dans la salle de réunion ?
  • Combien de temps pensez-vous que la réunion va durer ?
  • Les participants sont-ils à l’intérieur ou à l’extérieur de mon entreprise ?

HP Slice for Meeting Rooms

Notre connectivité numérique est excellente. Et HP Slice for Meeting Rooms stimule davantage encore cette connectivité, tout comme notre façon hybride de travailler. Non seulement cet outil permet de mener une réunion sans aucun stress, mais les participants – même ceux qui se joignent à une réunion virtuelle – peuvent facilement être ajoutés via l’écran tactile unique pour partager du contenu. Si vous travaillez à domicile, vous pouvez simplement vous joindre à la réunion avec vos collègues. Au fait, saviez-vous que HP Slice for Meeting Rooms est doté d’une technologie de pointe qui garantit un son parfait ? Vous pouvez donc être sûr d’une rencontre virtuelle de qualité et sans souci. Vous aimeriez en savoir plus sur HP Slice for Meeting Rooms ? Cliquez ici.

Structurez votre réunion

S’il y a effectivement quelques différences entre une réunion physique et une réunion virtuelle, il y a aussi des similitudes. Voici quelques règles à respecter, que nous appliquons également dans les réunions physiques :

  • Fixez les points à l’ordre du jour et partagez-les avec les participants. Ainsi, chaque participant arrive bien préparé et la réunion virtuelle se déroule plus facilement.
  • Choisissez un bon espace. Une salle de réunion entièrement équipée – avec, par exemple, HP Slice for Meeting Rooms – ou – si vous travaillez à domicile – une pièce calme qui augmente votre concentration pendant la réunion virtuelle.
  • Désignez un modérateur. Cette personne dirige la réunion virtuelle et indique qui parle et quand passer à un autre point de l’ordre du jour.
  • Expliquez à l’avance comment une personne peut demander la parole. Dans une réunion physique, c’est juste un peu plus facile parce que vous vous voyez réellement. Dans une réunion virtuelle, la situation est un peu différente.
  • Partagez vos notes. Prenez des notes pendant votre réunion virtuelle et partagez-les ensuite avec les participants. De cette façon, chacun aura une vue d’ensemble claire, entre autres, des actions ouvertes.

Demain

L’affaire est conclue : les réunions virtuelles resteront populaires. Parce que notre connectivité numérique est excellente. De plus, l’intelligence artificielle va progressivement faire son apparition. Nous allons donc évoluer vers des réunions de réalité virtuelle où, une fois de plus, la technologie jouera un rôle essentiel. Pour en savoir plus, cliquez ici.

La RV peut faire plus, beaucoup plus

La RV peut être utilisée non seulement lors de votre réunion/rencontre virtuelle, mais aussi lors d’une formation ou dans le processus de conception de vos produits et solutions. Découvrez ici comment la RV peut aider votre entreprise à se développer et comment augmenter encore plus la connectivité numérique.