Een plan gidst je door de werkdag

Ben jij ook zo iemand die zweert bij een to-dolijst? In een oogopslag weet je wat je te doen staat. En nadat je een taak afwerkte, schrap je deze met plezier van jouw lijst. Bovendien kun je complexere taken opdelen in subtaken waardoor deze stapsgewijs afgewerkt kunnen worden. Klinkt simpel, maar dat is het niet. Voor je het weet loopt je to-dolijst de spuigaten uit en verhoogt jouw stressniveau. Hoe hou je de to-dolijst binnen de perken?

Kies de juiste tool

Tot enkele jaren geleden werd een to-dolijst bijgehouden met pen en papier. Tegenwoordig word je overstelpt met apps die als takenplanner fungeren. Ga jij voor digitaal of papier? Verkies je een app die je herinneringen stuurt of waarmee je zelfs taken kunt delen met contactpersonen?

Weetje
Hoewel taken beheerd kunnen worden in een takenplanner, is dit niet geschikt voor het managen van projecten omwille van de complexiteit. Er bestaan specifieke tools voor het beheren van projecten waarin verschillende aspecten zoals taken en rapportering aan bod komen.

Gebruik het beste format

Wil je met een dagelijkse takenlijst werken of stel je liever een wekelijks actieplan op? Breng jouw takenpakket in kaart en kies voor het format dat het beste bij jou past. Op die manier verhoog je jouw productiviteit en motivatie.

Formuleer een (haalbare) deadline

Een to-dolijst is geen loutere opsomming van taken die je nog moet uitvoeren. Het is een werkplan om je werktijd gestructureerd in te delen. Wil je nog efficiënter werken? Formuleer dan zelf of in samenspraak per taak een (haalbare) deadline. Zo bekom je een handig overzicht én stel je prioriteiten.

Wees realistisch

De ene taak vraagt al wat meer tijd dan de andere. Zorg er dus zeker voor dat de vooropgestelde deadline haalbaar is. Het niet halen van een deadline werkt namelijk demotiverend. En laat dat nu net indruisen tegen het doel van een actielijst. Hoe vaak overschreed jij al een deadline?

Pas een goede lay-out toe

Ook de lay-out van jouw actielijst verhoogt de efficiëntie. Hoe dat kan? Misschien krijg jij rust in jouw hoofd bij het gebruiken van een eerder sobere stijl waarbij je werkt met bullets. Of heb je eerder nood aan structuur en kies je voor een lijst die op datum gerangschikt is. Welke lay-out verkies jij?

Maak een not-to-dolijst

Je weet nu hoe je een actielijst opstelt die je moeiteloos door de werkdag loodst. Wist je dat een not-to-dolijst minstens even belangrijk is? Vermeld hierop dingen waaraan je geen tijd en energie meer wilt verspillen zodat je meer ruimte creëert voor belangrijke zaken.

Kies voor de juiste werkplek met de beste tools

Wist je ook dat de werkplek en bijhorende tools je helpen om jouw to-dolijst af te handelen? Opteer voor een rustige ruimte met extra scherm bij het doornemen van een complex dossier. Brainstormen gaat dan weer beter in een lichte ruimte met een beamer of groot scherm.

Aan de slag met jouw (not) to-dolijst

Ben jij ook helemaal klaar om jouw werkdag gestructureerd en positief te laten verlopen? Ga dan aan de slag met jouw (not) to-dolijst!