Weet jij nog hoeveel keer je in 2019 virtueel vergaderde? En in 2020? Sprak je in 2019 ook virtueel af met familie en vrienden om bijvoorbeeld te e-peritieven via Zoom? Virtuele ontmoetingen horen er helemaal bij, ook in de privésfeer zo blijkt. Onze digitale verbondenheid is groot. Hoe pak je dat nu aan, zo’n virtuele ontmoeting/vergadering?

Virtueel is anders

We horen het vaak: een virtuele ontmoeting/vergadering is anders. Toch zal deze manier van ontmoeten en overleggen aan populariteit blijven winnen. De voordelen zijn dan ook niet min: er kan snel geschakeld worden, het is goedkoper én we verplaatsen ons minder; wat dan weer een positief effect heeft op het milieu en ons welzijn.

Kies de juiste technologie

Gezien het blijvende karakter van de virtuele ontmoeting/vergadering, kun je niet meer zonder deze technologie. Gelukkig zijn er een heel aantal platformen beschikbaar om virtueel te vergaderen. Denk maar aan Zoom, Microsoft Teams, Webex, Skype, Google Meet/Hangouts, Jitsi  … Stel jezelf daarom een aantal vragen en kies vervolgens de juiste tool:

  • Hoeveel deelnemers nodig ik gemiddeld uit?
  • Heb ik nood aan een chatfunctie tijdens mijn virtuele ontmoeting/vergadering?
  • Wil ik bestanden delen tijdens mijn meeting?
  • Volgen alle deelnemers virtueel of zijn er collega’s die de meeting fysiek samen in de vergaderzaal volgen?
  • Hoe lang denk je dat de meeting gaat duren?
  • Bevinden deelnemers zich binnen of buiten mijn bedrijf?

HP Slice for Meeting Rooms

Onze digitale verbondenheid is groot. En de HP Slice for Meeting Rooms stimuleert die digitale verbondenheid en zo ook onze hybride manier van werken. Deze tool laat niet alleen toe om een meeting volledig stressvrij te laten verlopen, deelnemers – ook zij die virtueel mee vergaderen – kunnen eenvoudig toegevoegd worden via het one-touch-screen om content te sharen. Wie thuiswerkt, kan dus gewoon mee vergaderen met de kantoorwerkers. Wist je trouwens dat de HP Slice for Meeting Rooms voorzien is van haarfijne technologie die zorgt voor een loepzuivere audio? Zo ben jij zeker van een vlotte virtuele ontmoeting/vergadering. Meer weten over de HP Slice for Meeting Rooms? Ontdek het hier.

Structureer je meeting

Een fysieke en virtuele meeting zijn net dat tikkeltje anders. Toch zijn er ook gelijkenissen. We sommen een aantal do’s op die we ook toepassen in fysieke meetings:

  • Stel agendapunten op en deel deze met de deelnemers. Op die manier komt iedere deelnemer goed voorbereid naar de virtuele ontmoeting/vergadering en verloopt deze activiteit vlotter.
  • Kies voor een goede ruimte. Een vergaderzaal die volledig uitgerust is – met bijvoorbeeld de HP Slice for Meeting Rooms – of – indien je thuiswerkt – een stille ruimte die jouw concentratie verhoogt tijdens de virtuele ontmoeting/vergadering.
  • Duid een gespreksleider aan. Deze persoon leidt de virtuele ontmoeting/vergadering en geeft aan wie het woord heeft en wanneer er overgegaan wordt naar een ander agendapunt.
  • Leg op voorhand uit hoe iemand het woord kan vragen. In een fysieke meeting is dat net iets gemakkelijker omdat je elkaar effectief ziet. Tijdens een virtuele ontmoeting/vergadering ligt dat net iets anders.
  • Deel notities. Maak notities tijdens jouw virtuele ontmoeting/vergadering en deel deze achteraf met de deelnemers. Zo heeft iedereen een duidelijk overzicht van onder andere de openstaande acties.

De toekomst

Het is een uitgemaakte zaak: virtueel vergaderen zal populair blijven. Want onze digitale verbondenheid is groot. Sterker nog: stilaan zal Artificial Intelligence zijn intrede doen. Zo evolueren we naar VR-meetings waarin – opnieuw – technologie key is. Lees er hier meer over.

VR kan meer, véél meer

VR kan trouwens niet enkel gebruikt worden tijdens jouw virtuele ontmoeting/vergadering, maar ook tijdens een training of in het ontwerpproces van jouw producten en oplossingen. Ontdek hier hoe VR jouw business kan helpen groeien en hoe de digitale verbondenheid zo nog meer vergroot.