De laatste jaren werd videobellen populair, zowel privé als professioneel. Nu fysieke ontmoetingen weer door kunnen gaan, kiezen we er toch vaak voor om te videobellen. Omdat het gemakkelijk, duurzaam en kostenbesparend is of omdat we onze familie en relaties aan de andere kant van de wereld niet fysiek bezoeken en toch fijne feestdagen willen wensen. De redenen zijn legio. Helaas verliezen we gemiddeld 12 minuten – ofwel 4 keer zoveel tijd als je nodig hebt om een klein, zachtgekookt eitje te bereiden – bij de opstart van een online videogesprek. In een familiale sfeer is dat niet zo erg, in een zakelijke context komt dat echter erg onprofessioneel over. Hoe videovergader je efficiënter?
Praktische tips
Als organisator, maar ook als deelnemer, wil je dat videovergaderingen vlot verlopen. We geven je graag enkele tips.
Kom op tijd
Als organisator van de online vergadering moet je de meeting tijdig openen. Wachten in de online omgeving is immers enorm storend en het verhoogt het stressniveau: is er iets mis met mijn internetverbinding of heb ik iets verkeerds gedaan? Tegelijkertijd moeten ook de deelnemers zelf op tijd inloggen. En daar kan ook de organisator mee voor zorgen door de link en/of inlogcode van de meeting bij de uitnodiging te voegen.
Zorg dat het onderwerp duidelijk is
Net zoals bij een fysieke meeting is het belangrijk om duidelijk te maken waar de meeting over gaat. Schets dit dan ook kort in de uitnodiging. We raden je ook aan om een overzicht van de agendapunten toe te voegen. Op die manier hebben deelnemers meteen zicht op het verloop van de meeting. Moeten (bepaalde) deelnemers iets voorbereiden? Geef dit dan ook ineens mee én bespreek het met iedere deelnemer zelf. Op die manier is iedereen goed voorbereid en zal jouw meeting efficiënter verlopen.
Duid een gespreksleider aan
Typisch bij een videovergadering: deelnemers reageren tegelijkertijd. Hierdoor ontstaat er verwarring en verlies je tijd. Hoe je dit kan vermijden? Duid een gespreksleider aan die aangeeft van wie er een antwoord verwacht wordt. Op die manier verloopt de online meeting meer gestructureerd. Voor alle duidelijkheid, de gespreksleider hoeft niet per definitie dezelfde persoon te zijn die de meeting organiseert.
Kies voor de juiste apparatuur mét HP Presence
Niets zo vervelend als achtergrondgeluiden die jouw online meeting verstoren, een slechte beeld- en geluidskwaliteit of het gevoel dat deelnemers niet betrokken zijn bij de vergadering. Om dat te vermijden werd HP Presence ontwikkeld.
Wat HP Presence is
HP Presence is een tool die werknemers nauwer laat samenwerken; bijvoorbeeld tijdens videovergaderingen. Het bestaat uit geavanceerde technologieën zoals een camera en video bar die deelnemers een hoger gevoel van verbondenheid bezorgen. Enerzijds zit HP Presence geïntegreerd in HP notebooks zoals de HP EliteBook x360 830, maar ook in desktops en interactieve schermen. Anderzijds is deze tool beschikbaar als aparte hardware bundels.
Wat HP Presence doet
Concreet brengt HP Presence werknemers helder in beeld; ongeacht de lichtomstandigheden of bewegingen. Ook zorgt HP Presence voor loepzuivere audio zodat enkel deelnemers te horen zijn en niet de hond of de deurbel. Hoogwaardige sensoren zorgen er dan weer voor dat de vergaderzaal klaar is wanneer de werknemers dat ook zijn. Zo kan er vlot samengewerkt en vergaderd worden op een hybride manier.
De voordelen van HP Presence bij online en hybride meetings
- Je optimaliseert elke vergadering
- Je communiceert zonder enig probleem
- De gebruikerservaring verhoogt
Benieuwd naar meer HP Presence om efficiënter te videovergaderen en het gevoel te hebben dat je toch in dezelfde ruimte bent?
Krijg de veiligste Windows ooit met Windows 11 Pro
Toestel met HP Presence en kant-en-klare krachtige beveiliging: HP EliteBook x360 830
Eén van de toestellen waarin HP Presence geïntegreerd zit, is de HP EliteBook x360 830 met diepgaande beveiliging van HP Wolf Security. Deze pc met beveiligde kern is de veiligste Windows-pc ooit, met kant-en-klare krachtige beveiliging die proactief werkt om infecties te voorkomen, informatie beschermt en beveiliging een stuk minder ingewikkeld maakt. En met een startgewicht vanaf 1,35 kg neem je deze ultradunne notebook met kantelbaar scherm zo overal mee naartoe. Op die manier kan je werkelijk overal zorgeloos videovergaderen. De specificaties op een rijtje:
- Intel® Core™ i7 vPro® processor
- Windows 11 Pro
- 13.3 inch (33,8 cm) diagonal FHD touch display
- Tot 2 TB PCIe® Gen3x4 NVMe™ M.2 SSD TLC